MEGATRACK – chytré řešení pro Vaše tiskové prostředí

Optimalizace tiskového prostředí pro společnost spravující tisková zařízení různých výrobců v počtu desítek kusů.

Díky rozvoji IT technologií, které se samozřejmě týká i tiskáren a kopírek, dochází v mnoha společnostech k průběžnému pořizování těchto zařízení na základě aktuálních požadavků uživatelů. Pořizovací náklady za tyto zařízení jsou většinou nízké a to bývá mnohdy důvodem pro nevhodný výběr zařízení pro zákazníka a to z pohledu provozních nákladů, které se projevují nadměrnou koupí spotřebního materiálu. Není však vždy na místě investovat do nákladných tiskových zařízení. Proto je důležité si uvědomit, že cílem optimali- zace tiskového prostředí není primárně dodávka nových zařízení, ale definice skutečných potřeb jednotlivých uživatelů nebo skupin v této oblasti.

Předmětem zadání pro společnost AMON Systém s.r.o.. je zmapování současného stavu tiskového prostředí společnosti.

Postup:

Monitoring současného stavu tiskového prostředí

V rámci těchto služeb je provedena instalace potřebných SW komponent zajišťujících kompletní monitoring tiskového prostředí. Jsou hlídány tiskové výstupy na síťových zařízeních připojených přes tiskové servery, síťových zařízení na která uživatelé tisknou přímo i lokálně připojené tiskárny.

• 1.Instalace SW MegaTrack po dobu tří měsíců
• 2.Proškolení vybraných pracovníků společnosti
• 3.Předání výsledků posbíraných dat

Příklad rozpočtu: cena licence na 3 měsíce pro 2500 a výše uživatelů : 2100 EUR . Instalace, support,vyškolení,následná hodnocení, reporting analýzy může trvat od tři člověkodnů vč.cest (cca 35.000,--Kč). Záleží však na konkrétních požadavcích zákazníka, množství printservrů, množství síťových tiskáren, složitost logistiky atd. Cena licence po uplynutí 3-měsíční zkušební doby: 5.725,- EUR
Zjištěná data je možno následně využít pro tyto následné kroky:

Implementace navrženého řešení

Monitorovaná data je tak možné hlouběji analyzovat a na základě vysledovaných trendů vytvořit konkrétní návrhy na změny (relokace zařízení, rekonfigurace systému, úpravy metodik apod.). Součástí analytických činností bývá i samostatná oblast zahrnující požadavky na bezpečnost, kdy se sleduje tisk "citlivých" dokumentů a na základě zjištěných faktů se pak navrhují konkrétní opatření pro zabezpečení tiskového prostředí. Analýza slouží jako nástroj pro následnou optimalizaci či konsolidaci celého tiskového prostředí s využitím všech dostupných technologií, s ohledem na nízké provozní náklady a vysokou kvalitu a dostupnost služeb.

Rozúčtování nákladů na tisk

V případě nasazení potřebných komponent pro monitoring tiskového prostředí je možné se získanými daty dále pracovat a použít je pro rozúčtování nákladů. Systém totiž důsledně u každé tiskové úlohy zapisuje informace o typu úlohy, formát dokumentu, typ dokumentu, černobílý/barva a ID uživatele, který vytiskl konkrétní dokument. Z těchto dat je již možné vytvořit konkrétní výstupy za požadované období a tyto použít pro rozúčtování nákladů na uživatele, skupiny, nákladová střediska.

Průběžné sledování tiskového prostředí

Na základě funkčního monitoringu tiskového prostředí se nabízí jako další krok tvorba manažerských výstupů/pohledů, které slouží pro finální rozhodnutí o tom zda-li optimalizovat tiskové prostředí. Mezi standardní výstupy patří informace o počtu vytištěných stránek, s rozdělením na uživatele, oddělení nebo zařízení, s možností specifikace časového období, typu dokumentu, formátu nebo typu tisku. Dále je možné provést detailní audit použitých zařízení, jejich zhodnocení z pohledu životnosti a poskytovaných servisních služeb (záruční a pozáruční servis). Součástí těchto činností může být sběr požadavků zákazníka na zabezpečení tiskových výstupů (neoprávněný tisk, "citlivá" data apod.) nebo i dokumentů v elektronické podobě.

Doporučení: Mega Track

Mega Track je softwarové řešení, které shromažďuje, vyhodnocuje a prezentuje informace, jež organizace potřebuje pro řízení nákladů tisku.
Jak MegaTrack pracuje?
MegaTrack pracuje v operačním systému Microsoft Windows 2000/2003. Na každém počítači, který obsahuje tiskové fronty, je nainstalován monitorovací agent, jehož úkolem je zjistit informace v každé tiskové úloze, zejména:

• Který uživatel dokument tiskl?
• Na které tiskárně?
• Kolik stran?
• Barevně, nebo černobíle?
• Na jaký typ média?
• Jednostranně, nebo oboustranně?

Tyto informace jsou posléze ukládány do databáze, ze které je možné prostřednictvím www rozhraní získávat data uspořádaná do přehledných reportů.

Součástí databáze jsou informace o cenách tiskáren, spotřebního materiálu a údržby. Z nich lze pak snadno vypočíst zprávu s přehledem, jaké náklady byly za poslední období na tisk na určitých tiskárnách nebo v odděleních. Tyto výsledky je možné okamžitě použít při plánování rozpočtu na další období, při optimalizaci nákladů na tisk nebo při kontrole využívání zdrojů.

Web rozhraní MegaTracku umožňuje nadefinování uživatelů, kteří budou moci se systémem pracovat buď jako správci se všemi právy ke konfiguraci (nastavování cen tisku, konfigurace zasílání reportů elektronickou poštou, vkládání uživatelů apod.), nebo pouze jako uživatelé zpracovaných reportů. Lze tak tedy zpřístupnit data o množství tisku např. finančnímu oddělení dané organizace.

Na základě poskytnutých údajů a s přihlédnutím k expanzivní politice společnosti, je vhodné mít současný, ale i budoucí stav HW prostředí řádně zmapován a k tomuto stavu, klientovi může pomoci instalace SW- Mega Track,
Navrhujeme implementaci a sledování po dobu tří měsíců, za účelem objektivnějšího zjištění potřebných informací, potřebných pro následnou a objektivnější analýzu a doporučení dle potřeb klienta.

Termín pro samotnou instalaci domluváme s klientem s předstihem 3-5 dní.

Za AMON System, s.r.o.

Helena Březinová